+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Организация движения входящих документов в организации

Организация движения входящих документов в организации

Понятие и принципы организации документооборота. Прохождение и порядок исполнения входящих документов. Прохождение исходящих и внутренних документов. Работа с конфиденциальными документами. Работа с письмами и обращениями граждан.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 1: Управление документами как сфера профессиональной деятельности.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Схема документооборота в организации

Порядок организации документооборота и основные этапы движения документов Организация движения документов внутри организации. Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации руководители организации, структурные подразделения, специалисты и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации.

Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации в него могут входить и организационно-распорядительные документы.

Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанные непосредственно во входящем документе. Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства общего отдела, канцелярии, секретариата и т.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:. Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации примеры ниже — основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов. Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, акты. К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации ответы на входящие письма,. Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах. Перевод бумажных документов в электронный вид — не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню. Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:. При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:. Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание выговор. При повторном нарушении — финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат квартальных, годовых. Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем. Так вот, документооборот — полный цикл движения документов с момента их выписки и до момента завершения исполнения отправления.

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом. ТЕМА 8. Понятие, виды и основные этапы документооборота 2.

Принципы и методы организации документооборота. Понятие, виды и основные этапы документооборота Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Организация движения документов нацелена на: а сокращение пути и времени движения документов, б исключение возвратного, дублирующего и неритмичного движения документов, в унификацию процедур прохождения и обработки конкретных документов, г применение современной оргтехники.

Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения". Обработка входящих документов: - прием и первичная обработка документов; - предварительное рассмотрение и распределение документов; - регистрация; - рассмотрение документов руководством; -передача на исполнение. Прием и первичная обработка поступающих документов Первичная обработка документов секретарь служба ДОУ экспедиция дежурный Экспедиция - специальный отдел организации, производящий прием, отправку и рассылку документов и грузов.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены курьером и посетителями, переданы средствами электрической связи. Предварительное рассмотрение и распределение документов Оценка поступившего документа вид документа и важность его содержания; сложность и новизну поставленных вопросов; общественное положение автора документа; срочность исполнения документа.

Распределение документов а для рассмотрения руководителем организации: документы вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства, а также жалобы на действия подчиненных должностных лиц; б для направления в структурные подразделения: документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан предаются в специальное подразделение по рассмотрению писем граждан. Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем уникального индекса при его вводе в систему с последующей записью учетных данных о документе по установленной форме в регистрационных формах.

Регистрация входящих документов проставление от руки на первом листе документа в правом нижнем углу отметки о поступлении документа в организацию, которая включает регистрационный номер и дату поступления документа часы и минуты.

Регистрационный штамп - штамп, содержащий наименование организации, место для даты поступления и место для регистрационного индекса. Факсимильное изображение имеет дату поступления, поэтому указывается лишь порядковый номер. На невскрытой корреспонденции регистрационный штамп ставится на конверте и упаковке пакетов.

Метаданные — данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. Метаданные полно и точно отражают все операции, произведенные с конкретным документом, в том числе процессы, связанные с этим документом. Они хранятся столько времени, сколько хранятся документы, к которым они относятся. Поэтому документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации регистрационный журнал, регистрационно-контрольная карточка, электронная карточка.

Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения, которая не позволяет потерять документ при его исполнении. Порядок расположения реквизитов и использование оборотной стороны карточки определяется самой организацией. Процесс регистрации: а обеспечивает доказательство того, что документ был создан или включен в документную систему; б упрощает поиск документа.

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководителем. Документы должны быть переданы на исполнение в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Работа с исходящими и внутренними документами Исходящий документ - документ, создаваемый в организации и отправляемый из учреждения, копия которого, как правило, остается в деле. В вышестоящие организации направляются докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы.

В подчиненные организации направляются постановления, приказы, поручения, письма информационные, гарантийные и др. Обработка исходящих документов: а составление чернового документа и подготовку проекта документа; б согласование визирование документа; в удостоверение документа; г отправку документа.

Составление чернового документа, подготовка проекта документа и его согласование Ответственный исполнитель координирует действия других исполнителей: созывает их на рабочие совещания, требует от них все необходимые материалы, устанавливает очередность их работы. Все исполнители несут одинаковую ответственность за исполнение дела.

Исполнение документа может быть отсрочено, если нет необходимых условий. Для документов со сроками исполнения не менее 6 месяцев устанавливаются этапы исполнения и даты промежуточного контроля, а на полях могут делаться пометки об исполнении.

Исполнитель представляет проект документа в службу ДОУ или секретарю со всеми материалами, на основании которых он готовился, включая гриф согласования визирования Проект документа передается руководителю службой ДОУ или секретарем со всеми материалами, на основании которых он готовился. Удостоверение документа предусматривает ознакомление руководителя с проектом документа. Руководитель может сразу подписать проект, но может сделать замечания и отправить на доработку.

Удостоверение: подписание, утверждение, печать. Отправка документа осуществляется секретарем, или службой ДОУ, или экспедицией. Документы могут быть с сопроводительным письмом. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, его удостоверение, наличие приложения, указанного в документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Экспедиционная обработка отправляемых документов: сортировка, упаковка, оформление почтового отправления адресование и сдача в отделение связи. Срок — 1 -2 дня. Документы, отправляемые по одному адресу, могут быть вложены в один конверт. На заказную корреспонденцию в службе ДОУ составляется опись рассылки в двух экземплярах с фамилией сотрудника, ее подготовившего, и датой отправки.

Внутренний документ: документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан. Передача документов из одного структурного подразделения в другое осуществляется секретарями руководителей, через службу ДОУ или сотрудниками.

В любом случае сведения о месте нахождения документа должны быть переданы в службу ДОУ и внесены соответствующей отметкой в регистрационную форму. Ознакомление нескольких руководителей с одним документом должно быть поручено одному человеку. Если документопотоки большие, и с ними необходимо знакомить многих руководителей, то составляется график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Ознакомление с текущей информацией может происходить с соответствующего стенда.

Принципы и методы организации документооборота 1 Исключение возвратного движения документов. Конвертация - процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. Миграция документов - действие по перемещению документов из одной системы в другую между техническим оборудованием, операционными системами или специальными программными приложениями с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования Режим движения документов определяется: а объемом документов в физических величинах; б пропускной способностью различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов; в нормативной загрузкой сотрудников, обрабатывающих информацию.

Документопотоки — это отражение производственных и управленческих процессов и ситуаций в документах. Для оптимизации документооборота целесообразна разработка технологической схемы, графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт. Учет количества документов - объема документоборота Полный и выборочный учет документов организации по отдельным структурным подразделениям или группам документов.

Подсчет количества документов осуществляется по учетным карточкам и журналам. Учету подлежат все оригиналы документов и все их размноженные экземпляры копии. Виды документов Количество оригиналы входящие исходящие внутренние Итого документов копии Всего.

Что такое внутренние документы? Как происходит их движение в организации? Факторы, которые следует учитывать при работе с внутренними документами. Движение распорядительных документов, издаваемых коллегиально. Этапы работы с распорядительными документами, издаваемыми единолично.

Организация документооборота на предприятии

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Порядок организации документооборота и основные этапы движения документов Организация движения документов внутри организации. Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Внедрите электронный документооборот. Проведите обучение сотрудников других отделов. Виды документопотоков. Входящие документы. Исходящие документы.

ДВИЖЕНИЕ ВХОДЯЩИХ, ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Документооборот: коротко о главном. Организационные моменты. Организация работы со служебными документами включает в себя организацию осуществления документооборота, формирования дел, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности предприятия. Мы остановимся на первой составляющей — документообороте. Документооборот — это движение служебных документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Детализируя это понятие, можно сказать, что документооборот включает в себя прием документов, их предварительное рассмотрение, регистрацию, передачу и исполнение, контроль за исполнением, а также обработку и отправку исходящих документов. Для обеспечения эффективной организации документооборота предусматривают:. Порядок документооборота на предприятии устанавливают в инструкции по делопроизводству, регламентах работы с документами, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях.

Порядок движения документов в организации

Прежде чем навести порядок в системе делопроизводства организации, нужно найти и описать основу основ — документопотоки. Традиционно в организации выделяют три потока документов:. Ничего больше изобретать не нужно. Эти три потока в том или ином объеме присутствуют в любой организации. Входящие документы.

Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документа по кратчайшему пути с меньшими затратами времени и труда, поэтому его организация в воинском формировании предполагает, в первую очередь, установление и закрепление порядка движения документов на всех его этапах, начиная с получения или создания документов и заканчивая обработкой исполненных или отправляемых документов. К настоящему времени многолетней практикой организации и осуществления делопроизводства в различных по назначению, масштабу и структуре организациях выработан вполне определенный порядок движения в них документов; более того, его общие черты закреплены в действующих нормативных актах например, в ГСДОУ и ЕГСД и различных методических пособиях.

Все документы организации могут быть разделены на несколько частей документопотоков :. Маршрут движения входящих документов зависит от того, кто является автором документа вышестоящая, подведомственная или несоподчиненная организация , от значимости и сложности вопросов, изложенных в документе, а также от структуры организации и принятой в организации технологии работы с документами. Независимо от используемой технологии обработки документов принятая схема работы с ними должна позволять документам оперативно проходить все необходимые стадии и этапы их обработки, при этом не обусловленные необходимостью инстанции и действия с документами должны быть исключены.

В этом разделе будут кратко рассмотрены основные этапы движения документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков. Первичную обработку входящих документов в крупных организациях обычно проводят в экспедиции, в небольших фирмах — секретарь. При приеме корреспонденции проверяют целостность упаковки и правильность адресования, затем при вскрытии упаковки — наличие всех указанных в документе вложений.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Новая Мировая? Почему Китай резко меняет риторику. Николай Вавилов

.

.

документы организаций-смежников и прочих организаций, В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Прокл

    Андрей, спасибо за ролик. А кто оплачивает дополнительную или повторную экспертизу, если ответчик нашёл косяки в экспертизе, которую делал истец?

  2. Евграф

    Хрен им , а не деньги ! Я денежку в трёх литровую банку положу ! там надежней !

© 2018-2021 sme-shariki.ru