+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Входящие письма и исходящие их регистрация

Входящие письма и исходящие их регистрация

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Регистрация документа — это присвоение ему уникального идентификационного индекса, облегчающего его поиск и контроль исполнения.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящей и исходящей корреспонденции и журнал хранения в программе Битрикс24

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Работа с Входящей и Исходящей корреспонденцией (Урок 7)

Для сотрудника "Деловод" доступны две папки: "Входящие" и "Исходящие". Их назначение простое: если в вашу организацию приходит официальное письмо, его обычно регистрируют в журнале, присваивают номер, и далее с помощью этого номера данный документ можно легко найти, исполнить, подготовить ответ.

В папке "Исходящие" наоборот, следует регистрировать все официальные письма, которые ваша организация отправляет кому-либо. Реквизитами входящего письма непременно будут: "Корреспондент" - тот, кто вам его отправил организация. Также, отправитель обычно имеет свой номер и дату документа. Эти регистрационные данные разумеется, будут придуманы не вами. Для их хранения применяются поля "Дата документа" и "Индекс документа".

Важно: у всех обычных внутренних документов есть поля "Дата документа" и "Индекс документа". Это ваши поля, регистрационный номер и дата регистрации. Но у "Входящего письма" эти поля по смыслу отличаются, хотя и названы так же.

Они несут регистрационный номер и дату, но не в вашей организации, а в той, что вам его отправила. А поля "Индекс входящего" и "Дата входящего" будут содержать ваш регистрационный номер и дату.

Задание 4: Создайте входящее письмо от имени "Деловод". Вам потребуется также завести справочную запись для поля "Корреспондент" - организацию-отправителя.

После сохранения документа он автоматически получает регистрационный номер и дату, о чем вы можете убедиться, если посмотрите на вкладку "Регистрация документа". Когда вы создавали Входящее письмо, вы обратили внимание, что поле "Индекс входящего" блокировано и имеет надпись " нумератор подключен ". Это означает, что в подразделении текущего пользователя существует объект-нумератор, который позволяет выдавать по порядку регистрационные номера.

Благодаря этому вашему сотруднику не придется их вводить вручную. Сам нумератор вы можете увидеть в администрировании, если откроете подразделение и перейдете на вкладку "Используемые нумераторы":. В крупных организациях может быть ситуация, когда отдельные департаменты имеют собственные канцелярии и свою регистрацию.

В более простом случае только одно подразделение считается "канцелярией", и сотрудник-регистратор должен быть именно в нем. Если у вас два и более сотрудника-регистратора, вы можете разделить их работу: один может заниматься только Входящими, другой - Исходящими, а третией - внутренними документами приказами, служебными записками и т.

Важно: если вы создадите двух сотрудников с ролью "Сотрудник канцелярии" в одном подразделении, они будут видеть одинаковые папки Входящие, Исходящие, Служебные. Обычно это правильный подход, т. Задание 7: Создайте нумератор для документа "Приказ". В простом варианте следует только заполнить его имя, и указать внизу галочкой связанный тип документа.

Строка формата может быть пустой - это обеспечит просто цифровую нумерацию, без префиксов или суффиксов. Сразу после того, как нумератор создан, вы можете создать в клиенте новый приказ из-под сотрудника "Деловод" - вы должны видеть, что нумератор подключен и работает.

Важно: регистрационный номер документа может иметь текстовые префиксы или суффиксы. Это не обязательное условие, но в ряде организаций у входящих документов, может быть номер "ВХ", у исходящих - "ИС" и так далее. Так как хранится номер в текстовом виде, сортировать по данному полю обычно бессмысленно - номера 1 и 10 будут идти рядом, несмотря на то, что между ними 9 других документов. Вместо этого сортируйте по дате создания документа, или по дате регистрации.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Для сотрудника "Деловод" доступны две папки: "Входящие" и "Исходящие". Их назначение простое: если в вашу организацию приходит официальное письмо, его обычно регистрируют в журнале, присваивают номер, и далее с помощью этого номера данный документ можно легко найти, исполнить, подготовить ответ. В папке "Исходящие" наоборот, следует регистрировать все официальные письма, которые ваша организация отправляет кому-либо.

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов.

Phone or email. Любимый Спанч Бобик. Одной датой зарегистрировать все письма можно, но под одним. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются. Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо.

Регистрация входящих документов

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации.

Входящие и исходящие письма

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1.

Быстрое начало работы. CRM таблицы.

Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта. Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции. Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч.

.

.

Подшивать входящие и исходящие письма в разные папки и в последующем хранить их так – это, конечно, самый простой способ хранения.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. coasmarow

    Суть. Государство в очередной раз, как и с приватизацией, хочет содрать с людей налог.

  2. Светозар

    Гайки затягивают везде. Видать, дела экономические настолько плохи, что и воровать то и обдирать уже нечего/некого. Поэтому стригут население, по всем направлениям: пенсии, НДС, самозанятые, безработные, бензин.

  3. Стоян

    Что если получил увечия во время задержания? Это законно или на это можно написать жалобу?

  4. Аркадий

    Очень хороший канал!все доступно и понятно,на человеческом языке как говорится)))спасибо!

© 2018-2022 sme-shariki.ru